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  业务指导

兼职档案员操作流程:

一.登录系统方式:

1.  http://202.118.68.205/darj/,出现登录帐号和密码窗口。输入帐号和密码。

2.  通过档案馆主页进入(点理工主页上图书档案链接)。同样输入帐号和密码。

二.登录系统后的操作:

1.  出现档案管理的“临时档案库”,点开左边“+”号,出现“学籍管理”,点击左边的小“+”,出现“案卷目录”和“卷内目录”两个选项。

2.  首先选点‘案卷目录’,出现案卷目录库结构窗口,点选‘新增’,出现录入窗口,可以录入案卷信息:

1第一排为档号,本科“年代+JX1314***”,成教“年代+JX1414***”,网络“年代+JX1514***

2正题名:“院系”+“专业”+“年级”+“层次”+毕业生学籍表。

3.  第一责任者为:院系名。单位:本院系全称。

4起止日期:一般从这个文件形成起至结束止。

5归档日期:一般为当年度十月底或十二月底。归档年度:毕业年度。

6总数量:一般指这一案卷有多少个文件(学籍表为人数)(小写数字)。

分数量为一卷有多少页。(案卷上页码A4纸写在右下角,反面和正面相对,一卷从1到最后一页)。

3.录入完成后点“保存并新增下一条”。保存后进入下一条案卷目录录入窗口,录入下一本案卷内容,直至录完所有案卷。

4.当所有案卷目录录入完成后,点选‘卷内目录’录入每一卷内的具体内容。点“新增”,录入窗口后,录入每一案卷内的具体内容,完成后选‘保存并新增下一条’,同样会出现‘卷内目录’录入窗口,继续录入下一条数据,保存,这样周而复始,直至把一本案卷录入完毕。当一本案卷的卷内目录录完后再录入下一本,直至全院案卷录完为止。

三.新的档案管理系统提供了信息导入功能,对有些现成的Excel表格的内容可以导入其中。

1.  一般是先录入案卷目录完成后,当要录入卷内目录时才选择导入。点选“卷内目录”窗口,出现“导入”,点之,之后会出现问你导入的表格,选定。相应字段数据内容相对应。

2.  选定要导入的表格后选“上传”,出现一个窗口,把要导入的列和库中的内容对应好后点击“提交”。这样导入内容就完成了。导入完成后再进行检查修改就成了。

四.注意事项

1.  每个要用管理系统的人要知道自已的帐号和密码。(可电话咨询档案馆)

2.  权限不一样,所以有的功能不能用。

3.  录入时要细致,一定不要录错。

4.  录入的信息要全。

5.  各系档案案卷每年会有不同编号(请与档案馆联系),不要搞混。

6.  一定不要丢失人员,要把毕业生全部录入全(特别是上年的延休生材料也不能少)。

 

联系电话:84708322133 刘扬

 

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