档号编制规则

DA/T  13—1994

1 主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。    

本标准适用于档案馆(室)编制档号。    

2 术语

2.1 档号    

档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2.2 全宗号  

档案馆(室)给定每个全宗的代码。  

2.3 案卷目录号  

全宗内案卷所属目录的代码。

2.4 类别号  

馆(室)藏档案类别的代码。

2.5 项目号  

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2.6 案卷号  

案卷排列的顺序号。

2.7 件号  

案卷内文件的顺序号。

2.8 页(张)号  

案卷内文件每页(张)的顺序号。

2.9 代码  

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3 档号编制原则

3,1 唯一性原则

档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3.2 合理性原则

档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3.3 稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

3.4 扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3.5 简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。    

4 档号的结构

档号结构分为三种：

4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。  

即：×××× ……××× ××× ×××

      全宗号  案卷目录号 案卷号件号 页(张)号

4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号

即：×××× ××× ……n ××× ×××

全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号  

4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)

即：××××…… n ×××… n ××× ×××  

类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号  

4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

4.5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

5 档号的编制方法

5.1 全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。  

全宗号的格式是： × ×××  

全宗属类代码 全宗顺序号  

5.1.1   全宗属类代码的编制方法

5.1.1 .1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。

5.1.1 .2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。

例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。  

例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。

例三：某县档案馆藏中华人民共和国成立后档案第127号全宗，标识为“0127”。

例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。

例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。

例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””

5.1.2   全宗顺序号的编制方法

5.1.2 .1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。

5.1.2 .2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

5.2 案卷目录号的编制方法

案卷目录号以三位阿伯数字标识。

5.2.1   案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

5.2.2   每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。  

5.2.3   在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。  

5.3 类别号的编制方法  

5.3.1   类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。  

5.3.2   不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。  

5.3.3   在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。  

5.4 项目号的编制方法  

项目号引用有关管理部门编制的项目代号。  

5.5 案卷号的编制方法  

5.5.1   案卷号用三位阿拉伯数字标识。  

5.5.2   目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。  

5.5.3   每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。  

5.6 件号的编制方法  

5.6.1   不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。

5.6.2   件号用阿拉伯数字标识。  

5.6.3   卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。

5.6.4   件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。

5.7 页(张)号的编制方法。

5.7.1   页(张)号用阿拉伯数字标识。

5.7.2   卷内文件各(页)张按排列次序流水编号，不应有空号。